3 + 1 tanács
Néhány tanács arra az esetre, ha kiszerveznél feladatokat a virtuális asszisztensednek (VA) vagy akár egy alkalmazottadnak.
Cégvezetőként, vállalkozóként gyakran szembesülünk újabb kihívásokkal, amik közé az is beletartozik, hogy a vállalkozásunk fejlődése érdekében ki kell szerveznünk a feladatainkat más számára, legyen az akár virtuális asszisztens vagy egy alkalmazott. Ez több szempontból is nehézséget okozhat, hiszen te már tisztában vagy azzal, hogyan kell a feladatot jól megcsinálni vagy éppen úgy érzed, hogy más talán nem fogja ugyanúgy teljesíteni, ahogy te elvárnád azt. Fontos azonban, hogy tudjuk kezelni ezt a helyzetet, elengedni számos feladat felett az „uralmat” annak érdekében, hogy mi azokkal a feladatokkal tudjunk foglalkozni, ami a cégünk szempontjából nélkülözhetetlen és éppenséggel csak mi tudjuk az újabb ügyfeleket megszerezni vagy az új ötleteket kidolgozni.
Természetesen csak tapasztalás útján találhatjuk meg a megfelelő embert, viszont van néhány dolog, amivel elő tudjuk segíteni, hogy az együttműködés sikeres legyen.
☝️ 1. tanács
Priorizálás: Lehetséges, hogy egyértelmű melyik feladat élvez prioritást, de jobb, ha már a kezdetektől használtok jelöléseket a feladatok fontosságának meghatározására. Jelölhető ez címkékkel vagy színekkel: Fontos / Prioritást élvez
☝️ 2. tanács
Határidők: Mindig határozd meg, hogy mikorra készüljön el a feladat, így biztosíthatod, hogy időben legyen elvégezve a feladat, illetve így már az elején kiderülhet, hogy mennyire pontosan végzi a munkáját a megbízott VA. Itt is jelölhető a dolog színnel, címkékkel (Sürgős –piros)
+ minden esetben érdemes már az email tárgyában megjelölni, ha sürgős feladatot szeretnék kiszervezni
☝️ 3. tanács
Részletesség: A kiszervezés során szánj rá elegendő időt, hogy részletesen leírd az adott feladatot. Már alapvetően is hasznos számos munkafolyamatot dokumentálni, mert elősegíti, hogy könnyen delegálható legyen. Továbbá a későbbiekben, akár már a VA is tudja bővíteni a leírást. Ennek az is az előnye, hogy VA bármikor elő tudja venni a leírást és pontosan elvégezni a feladatot.
Példák:
- ügyfélszolgálat email-en: előkészíthetők bizonyos sablon válaszok, amelyeket egy dokumentumban célszerű összefoglalni
- statisztikai adatok lementésének folyamata (print screen vagy minivideó segítségével)
+ a legjobb, ha olyan feladatokat tudsz kiadni, amelyek ismétlődnek.
➕ 1 tipp
Próbafeladat: Az együttműködés megkezdése előtt, adj ki egy próbafeladatot, amely alapján kiderülhet számodra, hogyan dolgozik a leendő partnered. Ha pedig elégedett vagy, akkor már indulhat is a közös munka!
Ha belegondolunk nem is olyan nehéz ez a kiszervezés, csak felkészültnek és nyitottnak kell hozzá lennünk. 😊
Amennyiben kedvet kaptál és kipróbálnád, hogy milyen együtt dolgozni egy virtuális asszisztenssel, akkor nézd meg a szolgáltatásaimat és lépj velem kapcsolatba.
Kiszervezés témában még rengeteg más tanácsot is szeretnék veled megosztani, kövesd a Facebook vagy Linkedin oldalamat és hamarosan újra olvashatsz tőlem!
